Aumenta tu productividad: 7 técnicas de gestión del tiempo

Seguro has sentido que hay días en los que el tiempo no te alcanza: empiezas la mañana con una enorme lista de pendientes y, cuando llega la noche, descubres que apenas lograste completar dos actividades.

Tal vez no fue por falta de esfuerzo, sino porque entre reuniones imprevistas, notificaciones constantes y distracciones inevitables que robaron atención, tu tiempo se fue agotando sin que te dieras cuenta. 

Sin embargo, saber gestionar el tiempo no solo es trabajar más rápido o tachar la mayor cantidad de tareas; se trata de saber organizarte con estrategia: aprender a priorizar y enfocarte en las actividades más importantes.

Si justo ahora sientes el estrés a tope por la carga laboral, en este post te compartimos una serie de técnicas prácticas para aprovechar mejor tu tiempo, mejorar tu productividad y sentirte más tranquilo/a.

¿Qué es la gestión del tiempo?

Es la habilidad de planificar, organizar y distribuir tus horas de forma consciente para dedicar el momento adecuado a cada tarea, según su importancia y urgencia.

Visto de esa forma, esto es más que “hacer más cosas en menos tiempo”; consiste en lograr que cada pequeña acción completada tenga un impacto real en el cumplimiento de objetivos personales y profesionales más grandes.

Saber gestionar el tiempo no significa tener una agenda llena de actividades y trabajar sin descanso, sino destinar tiempo para pausar y relajarse, conscientes de que es una parte importante de la productividad. 

Es por eso que una buena gestión del tiempo también requiere tener la capacidad de dar prioridad a aquellas tareas que realmente te aportan valor y delegar otras responsabilidades.

¿Es lo mismo la gestión, administración y organización del tiempo? 

No, aunque forman parte del mismo proceso, son tres conceptos distintos y cada uno cumple un objetivo distinto:

1. La organización del tiempo es el primer paso y conlleva ordenar las actividades, establecer horarios y darle estructura al día para que cada tarea tenga su lugar.
2. La administración del tiempo está más ligada a distribuir los recursos necesarios (la energía, la concentración y el esfuerzo) para realizar las tareas, según su prioridad.
3. La gestión del tiempo engloba todo lo anterior porque para planificar se toman decisiones sobre el orden de las tareas y las que se pueden eliminar. 

En la siguiente tabla, puedes ver mejor las diferencias:

Concepto	Acciones	Objetivo principal	Ejemplo
Organización del tiempo	Establecer horarios para las tareas	Crear estructura y claridad en el día	Hacer un calendario semanal o diario.
Administración del tiempo	Distribuir la energía, concentración y esfuerzo con base en prioridades	Asegurar que lo más importante reciba tu atención y tiempo.	Reservar las primeras horas del día para actividades que requieren concentración.
Gestión del tiempo	Tomar decisiones para ajustar tu agencia según tus metas	Aumentar la productividad con propósito.	Delegar tareas, eliminar actividades innecesarias y enfocarte.

¿Por qué es importante hacer una buena gestión del tiempo? 7 beneficios

Cuando gestionas bien el tiempo, mejoras tu calidad de vida, ya que puedes vivir cada jornada con más calma y propósito, para concluirlo con más satisfacción, debido a sus ventajas, como: 

• Mejoras tu productividad con menos agotamiento: si asignas un momento para cada tarea, puedes trabajar con más enfoque, con objetivos definidos y sin distracciones.
• Mejoras tu capacidad de tomar decisiones: cuando tienes claridad sobre tus prioridades, te es más sencillo establecer límites para dar espacio a nuevos proyectos.
• Reduces el estrés y la ansiedad: al priorizar las actividades más importantes, evitas saturar tu agenda, logras anticiparte y así mejora tu estado de ánimo. 
• Más equilibrio entre el trabajo y tu vida personal: si logras delegar y eliminar tareas, puedes tener más espacio para dedicar a tus seres queridos o actividades personales.
• Impulsas tu desarrollo profesional: enfocar cada tarea hacia el cumplimiento de tus objetivos te permite avanzar, al aprender, innovar y asumir nuevos retos.
• Mejoras la calidad de tus resultados e impulsas tu imagen profesional, ya que puedes dedicar más tiempo para revisar y perfeccionar tus entregables.

Te sugerimos leer: ¿Cómo ser más productivo con mejora continua?

Técnicas y estrategias para gestionar el tiempo de forma efectiva

Ahora sí, ¡llegamos a la parte más importante de este artículo!, donde te compartimos acciones concretas para que logres usar cada minuto de tu día con intención y propósito. 

Toma en cuenta que debes adaptar estas estrategias a tu estilo de trabajo y que, aunque algunas son tan sencillas que las puedes empezar a aplicar hoy mismo, otras van a requerir un poco de constancia para que se conviertan en hábitos.

1. Establece objetivos SMART

Como mencionamos anteriormente, la gestión del tiempo está relacionada con dar prioridad a las actividades que nos llevan a cumplir con grandes metas del negocio o carrera profesional.

Para esto, puedes apoyarte en el acrónimo SMART, que se usa para plantear objetivos que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con tiempo definido.

Cuando usas este principio como base, es más fácil fragmentar las tareas grandes en acciones pequeñas. Así sabes que cada actividad que realizas te acerca a cumplir ese gran objetivo a largo o mediano plazo.

Un fotógrafo freelance que se plantea el objetivo de realizar cinco sesiones con nuevos clientes en el próximo mes, promocionando sus servicios en redes sociales, puede traducir esa meta en tareas concretas, como:

• Crear publicaciones para Instagram, con ejemplos de sesiones realizadas.
• Responder correos o mensajes con dudas a posibles clientes que han mostrado interés.
• Agendar citas para llamadas o reuniones con clientes interesados.
• Preparar la logística de las sesiones: equipo fotográfico, set e iluminación.
• Editar y entregar fotografías de sesiones ya realizadas. 

2. Define metas diarias con la regla 1-3-5

Este método propone que, en lugar de saturar tu agenda con una larga lista de actividades, te enfoques en: 

• 1 tarea grande, que tenga un alto impacto en tus metas y objetivos.
• 3 tareas medianas que requieran atención, pero menos que la principal
• 5 tareas pequeñas, también importantes, pero que llevan menos tiempo.

Por ejemplo, si te dedicas al marketing digital:

• Tu tarea grande puede ser diseñar una estrategia mensual de contenidos. Esta actividad podrías realizarla en el horario en que tienes mayor enfoque y dedicarle otros espacios a lo largo del día.
• Las tres tareas medianas pueden ser: 1. Redactar tres publicaciones importantes para redes sociales, 2. Programar las publicaciones ya aprobadas por el cliente y 3. Analizar el rendimiento de la última campaña.
• Finalmente, las tres tareas pequeñas pueden ser: 1. Responder mensajes, 2. Revisar comentarios, 3. Actualizar tu calendario editorial, 4. Revisar las tendencias y 5. Solicitar propuestas al equipo de diseño.

Lee en nuestro blog: ¿Cómo dejar de procrastinar? 

3. Prioriza tus tareas con la matriz de Eisenhower

Esta técnica se complementa con la anterior, ya que te permite eliminar tareas de tu lista, para no desperdiciar tu tiempo y energía en actividades que no son relevantes.

Para lograrlo, se usa una matriz que sirve para diferenciar las actividades, ordenarlas por prioridad y saber qué tipo de atención requieren. Las tareas se agrupan en cuatro categorías:

• Urgentes e importantes: hazlas de inmediato.
• Importantes, pero no urgentes: planifícalas.
• Urgentes, pero no importantes: delégalas.
• Ni urgentes ni importantes: elimínalas.

Imagina que estás organizando un evento corporativo y tienes en tu lista de tareas:

• Revisar y aprobar la presentación que se mostrará a los asistentes. Esta es una tarea importante y urgente, que debe ser tu prioridad.
• Evaluar propuestas de nuevos proveedores para futuros eventos. Es una actividad importante, pero no urgente, por lo que puedes programarla.
• Confirmar la asistencia de medios. Es una tarea urgente, pero no tienes que encargarte personalmente, así que puedes delegarla a alguien más.
• Revisar publicaciones en redes sociales sobre un evento de la competencia. No es una tarea importante ni urgente, sobre todo si la planeación ya fue realizada. Lo mejor es eliminarla de tu lista. 

4. Usa la técnica Pomodoro para mantener el enfoque

Una vez que tengas bien definidas tus prioridades, la técnica Pomodoro te ayudará a avanzar sin distracciones, sobre todo en aquellas tareas que requieren tu concentración al máximo.

Esta técnica propone dividir tu tiempo en bloques de 25 minutos de trabajo continuo, seguidos de 5 minutos de descanso; luego de cuatro ciclos similares, se propone tomar un descanso más largo, de 15 a 20 minutos para evitar el agotamiento.

Por ejemplo, puedes dedicar “un pomodoro” a avanzar en la elaboración de un reporte y luego tomar una pausa de 5 minutos para estirarte y tomar agua; cuando llegue la hora del descanso más largo, puedes ocuparlo en una pequeña caminata.

Con esta estrategia, es más sencillo trabajar con enfoque y evitar caer en distracciones para avanzar en el cumplimiento de tus “tareas más grandes” e importantes.

5. Planifica tu jornada con la técnica Time Blocking

El time blocking propone dividir tu día en bloques de tiempo, para asignar en cada uno una tarea concreta o un grupo de actividades relacionadas. 

Funciona bien si requieres tener estructura, considerando que no todas las tareas programadas tienen el mismo nivel de dificultad y, por lo tanto, requieren un tiempo acorde. 

Además, te evita saltar de tarea en tarea o hacer multitasking; incluso tiene mucha efectividad si lo que buscas es eliminar distractores, porque al tener horarios “bloqueados” para hacer una sola tarea, evitas ocuparte en otras actividades, como llamadas o responder correos.

Por ejemplo, un contador freelance, que tiene varios clientes y distintas responsabilidades a lo largo de la semana, podría organizarse con time blocking, con la siguiente estructura:

• 8:30 a 10:00: registro y conciliación de movimientos contables de un cliente.
• 10:00 a 10:30: pausa y revisión rápida de e-mail para ver si hay correos importantes.
• 10:30 a 12:00: elaboración de declaraciones fiscales para otro cliente.
• 13:00 a 14:00: reunión virtual con un cliente para presentarle su reporte financiero.
• 15:00 a 16:30: actualización de presupuestos.
• 16:30 a 18:00: planificación de pagos pendientes.

6. Usa el principio de Pareto (80/20) 

Esta ley señala que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. Eso quiere decir que no todas las tareas tienen el mismo impacto. 

Por lo tanto, es mejor identificar aquellas pequeñas acciones que generan más resultados y delegar o eliminar aquellas que consumen mucho tiempo, pero no aportan tanto.

Imagina que eres profesor de idiomas; preparar el material didáctico adaptado a los niveles de tus alumnos puede ser la tarea que tiene más impacto en su aprendizaje y aquella que más aumenta la reputación de tu metodología, comparado con la revisión de sus ejercicios.

7. Aprende a delegar y a decir que “no”

Para mantener tu agenda libre de saturaciones, también es necesario ser consciente de que no tienes que ocuparte personalmente de todo, sobre todo si cuentas con un equipo que puede apoyarte con tareas menos importantes.

De igual manera, es recomendable evitar aquellas actividades que no aportan realmente a tu negocio, que no disfrutas y que solo te roban tiempo.

Por ejemplo, si eres un chef que dirige un restaurante, puedes delegar algunas preparaciones al equipo de cocina, mientras que tú te ocupas del menú del día y supervisas la calidad de los platillos. Además, puedes rechazar ciertas invitaciones a eventos sociales para no saturarte.

Apóyate en herramientas digitales para organizar tus tareas

Para facilitar la planeación y el seguimiento a cada actividad, puedes apoyarte en algunas herramientas y apps de gestión del tiempo, que también te ayudarán a tener orden y a visualizar tus avances. Algunos ejemplos son:

• Trello: si trabajas en proyectos con varias etapas, con su tablero será más fácil categorizar las tareas en “pendientes”, “en progreso” y “terminadas”. Así es más fácil ver qué tareas faltan y cuáles avanzan.
• Notion: la puedes usar como agenda, base de datos para tus proyectos o planificador personal, ya que puedes combinar listas de tareas con calendarios y recordatorios. Además, te sirve para concentrar toda tu documentación en un solo espacio.
• Google Calendar: es sencillo, pero muy efectivo para implementar técnicas como time blocking y avanzar en tareas importantes, también calendarizar reuniones o actividades personales, sin que se te empalmen u olviden. 
• Todoist: es perfecta si lo tuyo es trabajar con listas, ya que en ella puedes crear tareas y subtareas y organizar las actividades por prioridad, sin perderlas de vista. 
• Asana: esta herramienta facilita el trabajo colaborativo, puesto que tiene funciones para asignar tareas, establecer fechas de entrega, crear flujos de trabajo y poder visualizar el avance de cada proyecto. 

Te recomendamos: ¿Qué es Google Calendar y cómo se usa? Guía paso a paso

Consejos para hacer que tus hábitos sean sostenibles

Finalmente, la gestión del tiempo no es solo implementar técnicas de forma aislada, sino un hábito que tienes que construir día con día. Estos consejos pueden ayudarte a lograrlo:

• Empieza poco a poco con acciones sencillas, como planificar tu día una noche antes y dedicar 15 minutos a revisar tu calendario, hasta que se convierta en una acción automática.
• Sé flexible y vuelve a empezar cada vez que sea necesario, ya que habrá días en que tu planificación no podrá cumplirse, pero debes ajustar sin sentir que has fracasado.
• Haz revisiones semanales: cada semana puedes dedicar unos minutos a evaluar las técnicas aplicadas y determinar qué funcionó, qué se puede cambiar y qué es mejor olvidar. 
• Celebra tus avances, porque la actitud en un cambio de hábitos te servirá como impulso para continuar en el camino. Incluso, puedes agregar recompensas con cada logro.
• Asocia tus nuevos hábitos a acciones ya existentes, como planificar tu día durante la noche, mientras te tomas el té que acostumbras antes de dormir.

Elige tu técnica y empieza

Ahora que conoces técnicas concretas para gestionar mejor tu tiempo, puedes empezar por aplicar solo una de ellas, la que mejor se adapta a tus necesidades y estilo de trabajo actual. 

Cuando haya pasado el tiempo necesario, evalúa qué tanto te ha funcionado y si es necesario hacer ajustes. Recuerda que los hábitos de productividad se incorporan con práctica y paciencia, pero que te permiten elegir conscientemente a qué dedicar tu energía.

Te invitamos a seguir explorando todas las secciones de Amplitt, para encontrar más contenido útil y práctico como este post. Queremos que amplifiques tu potencial al máximo. 

Mucho se dice sobre la importancia de saber gestionar el tiempo, pero ¿a qué se refiere realmente esta habilidad?